Hvordan kan du som leder hjelpe dine medarbeidere og koble av i ferien?

Vi lever i en tid der teknologien gjør oss tilgjengelige døgnet rundt og det er lett å bare svare på et par spørsmål, være oppdatert på e-post og gjøre småoppgaver ferien igjenn. Det er derimot viktig at alle faktisk kobler av i ferien og lar hodet hvile og lade opp. Derfor er det viktigere enn noen gang at ledere tar et aktivt ansvar for å sikre at medarbeiderne får den nødvendige avkoblingen i ferien. Jeg har noen strategier og anbefalinger som ledere kan gjennomføre umiddelbart for å tilrettelegge for ansattes fritid og hvordan ledere bør gå foran som gode eksempler.

1. Sett klare forventninger og retningslinjer

Som leder bør du etablere og kommunisere klare retningslinjer for ferier. Dette inkluderer å understreke at medarbeiderne ikke forventes å jobbe i ferien med mindre det oppstår helt spesielle omstendigheter. Disse retningslinjene kan inkludere:

  • Autosvar på epost som sier at man har ferie og epost sjekkes i utgangpsunktet ikke. Er tilbake dd.mm.
  • E-post er ikke nødvendig å sjekke i ferien, er det noe som haster som må avklares så skal det sendes en sms om dette. På den måten slipper ansatte å føle at de må bare sjekke om det er noe som må tas tak i.
  • Klare retningslinjer om at medarbeidere ikke skal kontaktes med mindre det er noe kritisk og da skjer dette på telefon.
    • Leder kontakter medarbeidere
    • Ledere kontakter ledere
    • Medarbeidere kontakter ledere (det er ikke medarbeiders ansvar å vite hvem som har ferie når)
  • Tilrettelegging for at det alltid finnes en stedfortreder som kan ta over oppgaver midlertidig og benytte sakssystem eller fellesepostadresser for å unngå at noe er personavhengig.
  • Dersom du skal jobbe når andre har ferie finnes det en fin funksjon i Outlook og andre epostverktøy: Utsett levering! På denne måten kan du sikre at de som har ferie ikke får unødvendige ting i ferien og selv om de skulle sjekke epost så vil ikke dine ting være der og din medarbeider vil lettere kunne slappe av i ferien sin! Et tips her er å sette leveringen til 1-3 dager etter at mottaker er tilbake fra ferien.

2. Planlegg og fordel arbeidsoppgaver før ferien

For å unngå at medarbeidere føler seg tvunget til å jobbe i ferien, bør ledere planlegge arbeidsbelastningen nøye. Dette kan innebære å:

  • Forberede egne og andre team på fravær og redusert kapasitet ved å omfordele arbeidsoppgaver i god tid, eller sette ting på vent til over ferien.
  • Sikre at prosjekter enten fullføres eller har tydelige ansvarslinjer for oppfølging før medarbeideren går ut i ferie.

3. Gå foran som et godt eksempel

Ledere må selv gå foran som gode eksempler ved å praktisere det de preker. Dette kan inkludere:

  • Å ta sine egne ferier på en måte som signaliserer viktigheten av avkobling, for eksempel ved be om at de som trenger noe skal sende en sms så leder kan svare når det passer hen. Må du som leder sjekke e-poster så svar med utsatt levering
    • til når du er tilbake dersom det er noe som ikke krever svar før det
    • la det gå minst 24-48 timer før eposten skal leveres slik at medarbeidere ikke oppfatter at du er «på» i ferien også… for ledere setter føringer for hva som forventes!
  • Kommuniser tydelig at du tar ferie og hvem som skal kontaktes og er ansvarlig i ditt fravær.
  • Dele positive erfaringer fra egne ferier hvor du har koblet helt av, for å oppmuntre ansatte til å gjøre det samme og forstår at det er dette som er ønsket fra arbeidsgivers ståsted også!

4. Oppfordre til mental og fysisk avkobling

Du som leder bør oppfordre dine ansatte til å koble av både mentalt og fysisk. Pass på å tilrettelegge for bruk av feriedager og avspasering uten dårlig samvittighet

5. Sikre en god oppstart etter ferien

Når medarbeidere kommer tilbake fra ferie, bør ledere sørge for at overgangen tilbake til arbeid blir best mulig.

  • En myk oppstart er viktig, pass på å spørre om hvordan hver enkelt medarbeider har hatt det.
  • Del av egen ferie
  • Ta tid til en kaffekopp med hver enkelt
  • Oppdater hverandre på hva som har skjedd i ferien på en effektiv måte ved f.eks å snakke sammen i et ukesmøte for å starte uken, gjerne tirsdag klokken 13 f.eks da har folk fått pratet litt og satt seg noe inn i uken etter ferien. Husk på at morgenmøter sjeler verdifull tid!

Ved å ta rette grep kan ledere bidra til at medarbeiderne (og leder selv) virkelig får koblet av i ferien. Dette resulterer ikke bare i lykkeligere og mer balanserte ansatte, men også i økt produktivitet og arbeidsmoral når de returnerer. De er da uthvilte og klare for nye utfordringer! Ikke minst bidrar dette til psykologisk trygghet da mederbeidere vil føle seg sett og du som leder viser at du er oppriktig opptatt av dem. Dette må være ektefølt!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *