La meg si det med en gang, å prioritere betyr å velge bort
Ser vi på ordboka sin definisjon av ordet prioritere v2 (av prioritet) er definert som
- gi fortrinn framfor andre
Eksempel: denne saken bør prioriteres og kan brukes som adjektiv i perfektum partisipp: et prioritert pant - sette opp i rangordning
Eksempel: prioritere noe opp, ned gi høyere, lavere rang / saken blir høyt, lavt prioritert / prioritere ønskene sine
Dette påvirker i høyeste grad strategiske prosjekter bedrifter forsøker å sjonglere. Som ansatt i linjen hva gjør du når din leder kommer til deg og sier dette må gjøres innen fredag (det er nå torsdag ettermiddag). Det blir ofte prioritert, det vil si at det du skulle gjøre før fredag blir skjøvet til dette viktige som din leder kom med på tampen av dagen er ferdig. En leveranse klar og tilbake til planlagt arbeid.
Problemet er at ofte gjøres prioriteringer av personer langt nede i linjen som ikke kjenner de strategiske valgene og målene som er satt. Dersom prioriteten skal bli riktig i henhold til strategien bedriften har satt må prioriteten komme fra toppen og forståelsen være med hele veien ned. På den måten kan svaret fort bli at for å løse denne oppgaven må jeg skyve på dette prosjektet som har høyere prioritet i bedriften enn dette. Det at noe kommer sent med kort frist betyr ikke at det nødvendigvis må leveres akkurat da. Det kommer an på prioriteten.
Hva om det er fullt opp med oppgaver på det som er definert som det viktigste prosjektet, tiden strekker ikke til og det er ikke ledig tid til noe annet enn prosjektet de neste to månedene. En ny oppgave kommer som er veldig viktig for en avdeling. De trenger den «i går» og dette vil være til stor hjelp. Oppgaven tar ca ett ukesverk og kan løses i løpet av to til tre uker, uten at det går alt for mye utover prosjektet som har høyeste prioritet. Hastigheten vil senkes noe, men da det er mage som jobber med prosjektet vil ikke mange prosent av prosjektet bli forsinket…. Med mindre det ligger på kritisk linje, da er denne forsinkelsen noe som forplanter seg gjennom hele prosjektet og ofte til partnere og underleverandører som også må stokke om på ressursene. Hvordan går det da med planene? Forsinkelsen blir trolig en utsettelse i tid på det viktigste prosjektet på 1-2 uker som et minimum (for et ukeverk grunnet overhead og annet som alltid dukker opp). Hva om leverandøren som har planlagt sitt arbeid 1-2 uker senere ikke kan løse oppgaven da, men må utsette dette til de har ledig tid? Dette er konsekvensen dersom man ikke er veldig nøye i prioriteringen og ikke minst de valgene man tar i hverdagen med små tilleggsoppgaver som skal løses. En liten fiks her, en rapport der, ut datauttrekk ekstra eller et møte som ikke er produktivt mot målet det jobbes mot.
